La Regla dels 30 Dies: Reclamar Factures Impagades
Vas enviar la factura fa cinc setmanes. El client no ha respost, la data de venciment va passar fa deu dies, i tens dues opcions: trucar per telèfon (i que no quedi rastre) o escriure un email (i que sí que en quedi). Gairebé tots els autònoms prenen la decisió equivocada en aquest moment, i després no troben el fil original quan el necessiten.
La Llei 3/2004 estableix que un client empresa té 30 dies per pagar-te. Un canvi regulatori del 2024 reconeix, a més, que l’email val com a reclamació formal a efectes fiscals, sempre que el fil demostri contingut, identitat i data. Dit d’una altra manera: l’email no és només comunicació, és el teu expedient.
- Què diu la Llei 3/2004 sobre els 30 dies
- Per què l'email ara val com a prova formal
- Què ha de contenir el teu email de reclamació
- El problema de trobar la factura setmanes després
- Com Mail2Follow preserva la cadena a Gmail
- Casos d'ús per perfil
- Errors habituals en reclamar per email
- Passos següents: documentar i escalar
El termini de 30 dies: què diu la llei i quan comença a comptar
La Llei 3/2004, de 29 de desembre, per la qual s’estableixen mesures de lluita contra la morositat en les operacions comercials, fixa un termini màxim de 30 dies naturals per al pagament de factures entre empreses i entre autònoms i empreses. És un termini legal, no una recomanació. El client pot negociar un termini més llarg per escrit, però sense pacte exprés el termini per defecte és de 30 dies.
El dubte habitual és saber quan comença a comptar el termini. No compta des de la data de la factura sense més. La llei pren com a referència la data de recepció de la mercaderia o de la prestació del servei, i a la pràctica els 30 dies arrenquen des que el client rep la factura, sempre que el servei ja s’hagi prestat. Si envies la factura el dia 5 i el client la rep el dia 6, el termini acaba el dia 6 del mes següent.
Un matís important: això s’aplica a operacions B2B. Una factura a un consumidor final es regeix per altres normes, i els terminis abusius amb l’Administració tenen el seu propi règim dins la mateixa llei.
- 30 dies naturals, no laborables.
- Compta des de la recepció de la factura, no des de la data d’emissió.
- Només s’aplica a operacions B2B (empresa o autònom amb empresa o autònom).
- Ampliar el termini requereix pacte exprés per escrit.
El canvi del 2024: l’email com a prova vàlida de reclamació
Durant anys, el debat pràctic era sempre el mateix: per reclamar formalment un impagament (i sobretot per recuperar l’IVA suportat en una factura incobrable via modificació de la base imposable segons l’article 80 de la Llei de l’IVA), l’Agència Tributària exigia burofax o reclamació judicial. L’email quedava com a “conversa”, no com a prova.
L’enduriment del criteri administratiu el 2024, en línia amb la jurisprudència del Tribunal Suprem sobre el valor probatori del correu electrònic, ha reconegut que un email també pot constituir requeriment fefaent quan l’emissor pot acreditar tres coses: identitat de les parts, contingut íntegre del missatge i data certa d’enviament i recepció. A la pràctica, el fil de Gmail compleix aquests tres requisits si es conserva intacte. En l’àmbit català, l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) i el Consell de l’Advocacia Catalana han reforçat criteris similars quant a la traçabilitat de les comunicacions professionals.
Això té una conseqüència operativa per a l’autònom. La reclamació per email deixa de ser un pas previ tou i passa a ser el primer baula formal de la cadena. El que escrius, com ho escrius i on queda arxivat importa. Un fil fragmentat (la factura en un correu, el recordatori en un altre, la resposta del client en un tercer) debilita el valor probatori del conjunt. Un únic fil amb la factura adjunta, la data d’enviament original i les reclamacions posteriors com a respostes al mateix fil, en canvi, és un expedient autocontingut.
Què ha de contenir el teu email de reclamació per tenir validesa legal
Un email de reclamació vàlid no és un “ei, te’n recordes de la factura?”. És un document breu però complet. La regla pràctica: si d’aquí a sis mesos un jutge o un inspector d’Hisenda llegeix aquest únic email, entendria sense ajuda qui reclama què a qui i per quant?
Els elements mínims que ha de contenir:
- Identitat completa de l’emissor. Nom i cognoms o raó social, NIF, adreça fiscal. No n’hi ha prou amb el nom a la signatura.
- Identitat del destinatari. A quina empresa t’adreces, a quina persona dins d’aquesta empresa, i l’email al qual envies (visible a la capçalera del fil).
- Referència inequívoca a la factura. Número de factura, data d’emissió, import total (base imposable + IVA), concepte.
- Data de venciment i dies de demora. Concrets, no aproximats.
- Requeriment exprés de pagament. Una frase que digui literalment que es reclama el pagament, no que es “recorda” o “consulta”. La diferència importa.
- Termini que es concedeix per regularitzar. Habitual: 10 o 15 dies.
- Referència al fil original. Si respons al fil d’enviament de la factura, aquest punt queda cobert automàticament.
Un fil nou trenca la cadena de data certa amb la factura original. La reclamació queda òrfena i cal demostrar per separat que la factura es va enviar.
El to és lliure, però la frase ha de contenir una reclamació expressa de pagament. Un recordatori sense requeriment no compta com a intimació al deutor.
Sense identificació única de la factura reclamada, l’email no acredita a quina operació es refereix. Val per a gairebé tot menys per al que necessites.
Un requeriment formal exigeix la identitat completa de l’emissor. La signatura curta funciona en el dia a dia; no quan l’email ha de ser prova.
El problema real: trobar la factura original setmanes després
Pensem en una dissenyadora freelance que factura a una agència mitjana. Va enviar la factura el 3 de juny, adjunta en un fil amb assumpte “Factura juny, projecte rebranding”. Han passat sis setmanes. En aquest temps ha enviat 47 emails a la mateixa agència (revisions d’un projecte nou, un briefing, cinc propostes). El fil de la factura ha quedat enterrat.
Quan vol reclamar, la temptació és escriure un email nou. És més ràpid: obre compose, posa el destinatari, escriu. Però aquest email nou no respon al fil original, no adjunta la factura per segona vegada, i crea una segona conversa sobre la mateixa factura. Des del punt de vista probatori, ara hi ha dos fils que cal lligar: un demostra l’enviament, l’altre la reclamació. Si el client respon al segon fil dient “no em consta aquesta factura”, la dissenyadora ha de reconstruir el vincle entre tots dos.
El problema no és de disciplina. Ningú recorda de memòria l’assumpte exacte d’un email de fa sis setmanes. El problema és d’eina: la bústia, per defecte, no et retorna al fil correcte en el moment que el necessites.
Com Mail2Follow preserva la cadena de proves a Gmail
Mail2Follow resol exactament aquest problema: manté la factura original i totes les reclamacions posteriors en el mateix fil de Gmail, amb registres horaris consistents. El recordatori no arriba com una notificació externa que et demana obrir una altra pestanya; arriba com una alerta dins del propi fil, amb el botó de respondre ja apuntant al missatge correcte.
Els passos concrets, dins de Gmail:
- En enviar la factura, activa el seguiment amb el toggle de Mail2Follow a la finestra de compose. Tria el termini: per a una factura B2B amb venciment a 30 dies, un recordatori als 35 dies naturals encaixa amb la Llei 3/2004.
- Escriu l’email d’enviament de la factura amb les dades mínimes (raó social, NIF, número de factura, import, data de venciment). Adjunta el PDF. Aquest serà l’àncora del fil.
- Als 35 dies, si el client no ha pagat i no ha respost, Mail2Follow et retorna al fil original a Gmail. No a un tauler apart; al fil, a dalt de tot a la safata d’entrada.
- Respon en el mateix fil amb l’email de reclamació formal (fes servir la plantilla de sota). La resposta hereta automàticament l’assumpte, els destinataris i la capçalera de referència de l’enviament original.
- Si el client respon, Mail2Follow detecta la resposta i desactiva el recordatori. El fil queda com a expedient autocontingut: enviament, termini, reclamació, resposta.
Un exemple de l’email de reclamació que respondria al fil original:
Bon dia Elena,
Em poso en contacte amb tu en relació amb la factura número 2026/047, emesa el 3 de juny de 2026 per import de 3.630 € (3.000 € de base imposable més 630 € d’IVA), corresponent al projecte de rebranding facturat a AGÈNCIA DEMO SL (NIF B12345678).
La data de venciment era el 3 de juliol de 2026, d’acord amb el termini legal de 30 dies establert per la Llei 3/2004. A dia d’avui, 8 de juliol de 2026, el pagament continua pendent.
Mitjançant aquest correu requereixo formalment l’abonament íntegre de la factura en el termini de 10 dies naturals des de la recepció d’aquest missatge. Transcorregut aquest termini sense regularitzar el deute, em reservo el dret a reclamar els interessos de demora previstos legalment i a iniciar les accions oportunes.
Quedo a l’espera de la teva confirmació de pagament o d’una proposta concreta de calendari.
Cal notar que la reclamació va com a resposta al fil original (“Re: Factura juny 2026…”). No és un correu nou. La factura, l’enviament i la reclamació queden encadenats en la mateixa conversa, amb els registres horaris de Gmail intactes.
Casos d’ús: dissenyadora, advocat, contractista i assessor
Cada perfil d’autònom té un patró d’impagament diferent, però tots comparteixen la necessitat d’un rastre documental íntegre.
Factures mitjanes (1.500 € a 5.000 €) a agències que subcontracten. Risc típic: l’agència cobra del client final abans de pagar al freelance. El fil amb la factura i la reclamació en un únic expedient permet negociar amb la direcció financera sense dependre de l’interlocutor creatiu.
Provisió de fons i minutes a clients empresa. El Consell de l’Advocacia Catalana (i, a nivell estatal, el Consell General de l’Advocacia Espanyola) exigeix documentar el requeriment previ abans d’acudir a la jura de comptes. El fil de Gmail ben conservat serveix com a prova del requeriment extrajudicial, en línia amb les obligacions de deontologia professional.
Certificacions d’obra i factures escalonades. Client promotor amb diversos subcontractistes. Risc: pagaments parcials que deixen un saldo petit sense tancar durant mesos. Un fil per certificació evita barrejar cobraments i facilita la conciliació.
Quotes mensuals o trimestrals a pimes. La relació és llarga i sensible: reclamar malament fa malbé la confiança. Un email formal però mesurat, dins del fil habitual de comunicació amb el client, manté el to professional i la traçabilitat alhora.
En els quatre perfils, la mecànica és la mateixa: la factura viu en un fil, el recordatori automàtic de Mail2Follow et retorna a aquest fil el dia que toca, i respons dins. El contingut canvia segons el sector; l’estructura probatòria, no.
Errors habituals en reclamar per email
Puc reclamar el mateix dia del venciment?
Pots, però és contraproduent en la majoria dels casos. Un marge de 3 a 5 dies laborables cobreix el retard d’una transferència SEPA i evita reclamar quan el pagament ja és en trànsit. Reclamar el mateix dia del venciment sol generar un obstacle innecessari en la relació comercial.
I si el client respon per WhatsApp?
Demana-li per email que ho confirmi per email. El fil probatori necessita data certa en el mateix canal. Un missatge de WhatsApp dient “et pago la setmana que ve” no forma part de l’expedient i complica la traçabilitat si l’assumpte acaba al despatx d’un advocat.
Quants recordatoris envio abans d'escalar?
Dos sol ser suficient abans de decidir si acudir a burofax o gestor. El primer al dia 35 de l’enviament, redactat com a requeriment formal. El segon al dia 50, pujant el to i anunciant la via següent. A partir del dia 60, la via extrajudicial deixa de ser proporcional a l’esforç.
Un to agressiu invalida la reclamació?
No invalida el requeriment en si, però pot jugar en contra teva si hi ha conciliació. La regla pràctica: fórmules jurídiques correctes i neutres. “Requereixo formalment el pagament” comunica fermesa sense necessitat de majúscules ni exclamacions.
Val l'email si el client l'esborra sense obrir?
Sí. El que la llei demana és prova d’enviament a un canal habitual de comunicació, no prova de lectura. Que el client decideixi ignorar el correu no allibera el deutor de la reclamació; la càrrega de provar que no el va rebre recau sobre ell.
Passos següents: documentar, fer seguiment i escalar
L’estratègia pràctica es resumeix en tres regles. Primera: cada factura surt amb seguiment activat des del primer enviament. No afegeixis el seguiment després; es perd la data àncora. Segona: el recordatori automàtic es configura entre 5 i 10 dies després del venciment contractual, no el mateix dia. Tercera: la reclamació sempre va com a resposta al fil original, mai com a correu nou.
Si als 60 dies des del venciment el client continua sense pagar i sense respondre, el fil de Gmail és la base sobre la qual un gestor o un advocat muntarà el burofax o la demanda monitòria. Hauràs fet la meitat de la feina abans de despenjar el telèfon: expedient ordenat, requeriment formal enviat, resposta (o silenci) documentada. El cost de recuperar el deute baixa perquè la prova ja existeix.
I per a les factures incobrables on ja no hi ha recuperació possible, aquest mateix fil és el que Hisenda demanarà per justificar la modificació de la base imposable de l’IVA als sis mesos (autònoms amb volum inferior al llindar) o a l’any. L’email que vas enviar ben redactat en el seu moment val més que qualsevol reclamació reconstruïda a posteriori.
Gratis per sempre · 15 emails amb seguiment al mes · Sense targeta
